Kortere wachttijd voor patiënten, minder druk op de spreekuren en bovendien een training voor dermatologen in het voeren van ontslaggesprekken. Dat zijn enkele resultaten van een analyse van de wachttijd op de afdeling Dermatologie van het Antoni van Leeuwenhoek (AvL) in Amsterdam. Ayla de Waal deed de analyse als afronding van haar studie geneeskunde.
De hoofdvragen in het onderzoek van De Waal waren: Hoeveel patiënten wijken af van de follow-up zoals die volgens de protocollen moet gebeuren? Wat zijn daarvan de oorzaken? Met als doel de wachtlijsten te verminderen en zo de patiëntenzorg te verbeteren. “In het AvL liepen de dermatologische poli’s vol met follow-upafspraken waardoor weinig plekken overbleven voor nieuwe patiënten en spoedpatiënten. Naar alle waarschijnlijkheid neemt het aantal patiënten de komende jaren alleen maar toe, wat zal resulteren in meer follow-upafspraken. Dat moet voor het ziekenhuis en de artsen wel haalbaar zijn.”
Deel niet correct gepland
De Waal analyseerde de afspraken van 844 huidkankerpatiënten in het AvL: welke follow-up stond gepland en klopte dit met het protocol voor ieders situatie? Het bleek dat het overgrote deel (720 patiënten; 85%) goed gepland stond. Van de 124 patiënten die niet correct gepland waren, zouden 61 patiënten ontslagen moeten zijn en kwamen 54 patiënten te frequent terug voor controle. Daarnaast bleken 9 patiënten onterecht meerdere keren op de lijst te staan. Correctie van de gevonden resultaten levert naar schatting 5 tot 8 plekken per week op. “Dat betekent dus dagelijks 1 tot 2 afspraken”, concludeert De Waal. “Op een poli met 10 tot 15 patiënten per dagdeel is dat vrij significant.”
De Waal vond verschillende oorzaken voor de incorrecte planning, waaronder het feit dat het een complexe patiënt betrof (21%) of dat op verzoek van de patiënt een extra afspraak was gepland. In andere gevallen ging het om een administratieve fout (wellicht mede door de tijdsdruk op de poli’s), variabele interpretatie van protocollen of het werd niet duidelijk wat de oorzaak was.
Welk protocol?
Bij complexe patiënten (meerdere en/of verschillende tumoren) kan het voor de behandelaar lastig zijn om te beslissen welk protocol gevolgd moet worden. Iedere tumor heeft immers een eigen protocol. De Waal: “Er is bijvoorbeeld een protocol voor melanoom, maar ook voor meervoudige melanomen. Daarnaast bleken definities binnen protocollen niet altijd duidelijk. Verschillende dermatologen kunnen protocollen daardoor verschillend interpreteren. Dit bemoeilijkt de zorg voor complexe patiënten. Daar komt bij dat deze patiënten vaak meer geruststelling nodig hebben van de behandelaar. Dat alles geeft variatie in de follow-up.”
In haar onderzoek merkte De Waal bovendien op dat er binnen de dermatologie erg veel protocollen zijn. En er komen regelmatig nieuwe bij op basis van nieuwe inzichten uit de literatuur. “Als je al langere tijd als dermatoloog werkt, heb je al verschillende protocollen langs zien komen. Dan kan het lastig zijn om in de overvolle spreekuren te bedenken welk protocol je bij een bepaalde patiënt moet aanhouden.”
Het zou volgens haar kunnen helpen om in het elektronisch patiëntendossier bijvoorbeeld een systeem in te bouwen waarmee je snel toegang kunt krijgen tot de juiste follow-up voor een bepaalde tumor. “Het blijft hierbij wel van belang dat dermatologen op gezette tijden protocollen met elkaar bespreken en evalueren om zo up-to-date te blijven.”
Lang traject
Capaciteitsmedewerker Stefan Brand is blij met de analyse van De Waal, omdat die wetenschappelijk onderbouwt wat er beter kan in de planning voor de dermatologische poli. Aan het onderzoek ging een lang traject vooraf: “We liepen aan tegen overvolle poli’s. De toegangstijd voor nieuwe patiënten was opgelopen van 14 dagen in 2017 naar 24 dagen in 2020. Dit had meerdere oorzaken: te veel follow-uppatiënten, maar ook de coronapandemie waardoor er tijdelijk veel minder poli’s waren. Bovendien was al voor de pandemie, op basis van een extern rapport, de consultduur van controles verlengd waardoor het netto aantal controleplekken omlaagging.”
De volle poli’s gingen ten koste van de instroom, wat uiteraard niet wenselijk is. Er was dus veel urgentie om iets te doen. Brand: “Met het onderzoek wilden we precieze aantallen patiënten die niet goed waren ingepland, boven water krijgen. Een manier om drukte op de poli op te vangen is een extra dermatoloog aanstellen, maar we wilden eerst nagaan of we de planning konden verbeteren. Met als uitgangspunten om voorrang te geven aan nieuwe patiënten en minder follow-upafspraken in te plannen.”
Meteen winst
Het onderzoek van De Waal heeft waardevolle informatie en verbeterpunten opgeleverd, vindt Brand. Er wordt al gewerkt aan aanpassing van de follow-up bij patiënten die niet correct waren ingepland. “Dat levert per patiënt meteen winst op wat betreft ruimte voor nieuwe patiënten. De wachttijd is inmiddels weer terug op het niveau van 2017.” Bovendien heeft een training plaatsgevonden in het ontslaan van patiënten (zie kader).
Volgens Brand is deze analyse niet alleen iets voor dermatologie, maar ook voor andere specialismen zoals interne geneeskunde: “We kunnen dit veel breder inzetten in het ziekenhuis. Dat is nodig omdat veel oncologische patiënten steeds langer overleven en dus langer in follow-up blijven. Dit betekent vollere poli’s. We moeten er alert op zijn dat er ruimte blijft voor nieuwe patiënten. En tegelijk moeten we ervoor zorgen dat we de juiste patiënten in de juiste frequentie terugzien op de poli.”
Ontslagtraining
Artsen kunnen het lastig vinden om een patiënt te ontslaan. Bijvoorbeeld een patiënt die al jarenlang onder controle is en met wie de behandelaar een band heeft opgebouwd. “In de opleiding worden aankomend artsen hierin nauwelijks getraind”, aldus De Waal.
Brand vult hierover aan: “Een dermatoloog gaf inderdaad aan dat ze moeite had om patiënten te ontslaan die ze al lange tijd onder controle had. Maar op den duur is er geen medische reden meer om de patiënt nog te zien. Daarom hebben we eenmalig een ontslagtraining georganiseerd voor de vakgroep dermatologie. Belangrijke les daaruit is om duidelijk de richtlijnen en bijbehorende follow-up met de patiënt te bespreken. Bijvoorbeeld: u blijft na uw behandeling nog 1 jaar onder controle en zonder bijzonderheden wordt u daarna ontslagen. Bovendien is iemand ontslaan overwegend goed nieuws: de patiënt is immers genezen.”