Dat de organisatie van het EHA-congres de jaarlijkse bijeenkomst binnen enkele maanden heeft kunnen omvormen naar een geheel virtueel congres, is een bijzondere prestatie, stelt prof. dr. Ruud Delwel (Erasmus MC). Daarbij had de virtuele vorm ook voordelen, zoals de langere tijd voor vragen na een presentatie. Nadeel was onder meer het moeten missen van de mogelijkheid tot netwerken.
Ruud Delwel heeft met bovenmatige interesse gevolgd hoe de 25ste EHA dit jaar werd georganiseerd en hoe de virtuele bijeenkomst uiteindelijk verliep. Want volgend jaar zal hij als voorzitter van het Scientific Committee een belangrijke rol spelen bij het organiseren van de 26ste EHA, die hopelijk in ieder geval deels plaats zal vinden in Wenen. Hij benadrukt dat de EHA-organisatie een uitzonderlijke prestatie heeft geleverd bij het omvormen van de bijeenkomst tot een virtueel congres. “Ik vind het ongelooflijk knap wat ze gedaan hebben. Om binnen drie maanden het congres om te vormen tot wat het is geworden, is heel hard werken geweest. Ik moet nog zien of andere organisaties dit staaltje kunnen herhalen. Natuurlijk zijn er schoonheidsfoutjes gemaakt en zijn er technische zaken niet helemaal goed gegaan, maar de conclusie moet toch zijn dat dit ongelooflijk knap gedaan is en geweldig is verlopen. Naar omstandigheden was het buitengewoon goed geregeld.”
Daarnaast had het bijwonen van het congres vanachter de laptop of pc ook wel voordelen, vertelt Delwel. “Het volgen van presentaties verliep veel efficiënter. Ik kon nu een presentatie beluisteren en een half uur later een tweede presentatie die parallel plaatsvond terugkijken. In real-life zijn er soms meerdere interessante presentaties op hetzelfde tijdstip, maar kun je er maar naar één toe. Verder was er meer tijd beschikbaar voor de vraag-en-antwoordsessie na de presentatie. Daarvoor is gebruikelijk maar vijf minuten beschikbaar na een presentatie. In die zin is er tijdens een virtuele EHA meer interactie mogelijk dan normaal.”
Ook ging het virtuele congres gepaard met aanzienlijk hogere bezoekersaantallen dan normaal. Waar er de afgelopen jaren rond de 12.000 deelnemers waren, liep de teller nu op tot meer dan 25.000. Daar komt bij dat het virtuele congres nog tot 15 oktober te bezoeken is. “Hierbij speelt mee dat de toegangsprijs lager was en dat mensen niet hoefden te reizen voor het congres”, nuanceert Delwel. “Het is misschien interessant om volgend jaar een soort hybride congres te organiseren, zowel in real-life als virtueel. Ik denk eerlijk gezegd niet dat we volgend jaar in Wenen met 12.000 man bij elkaar kunnen gaan zitten. Een paar duizend bezoekers wordt misschien het maximum. De overigen kunnen dan het congres virtueel bezoeken.”
Wetenschappelijke netwerkmeeting
Toch hoopt Delwel van harte dat volgend jaar de bijeenkomst wel in levende lijve doorgang vindt. “Want je mist wel de persoonlijke contacten. De virtuele EHA was een verschrikkelijk goed alternatief, maar voor mij is de EHA ook een wetenschappelijke netwerkmeeting en op een reguliere bijeenkomst is het makkelijk om elkaar even op te zoeken. Je weet dat er heel veel collega’s aanwezig zijn waar je afspraken mee kunt maken. Of je komt elkaar tegen en gaat ’s avonds een biertje drinken. Er zijn tijdens een congres veel informele momenten die je bij een virtueel congres moet structureren of in je agenda zetten.”
“Het is natuurlijk aan de ene kant wetenschap en werk, maar ik kom intussen al jaren op de EHA en in die jaren verzamel je een heel netwerk aan mensen. Het is ook fijn om hen af en toe te zien. Bijvoorbeeld om te horen over de nieuwste dingen waar iemand aan werkt. Dat soort onderwerpen bespreek je net iets minder makkelijk tijdens het videobellen, maar misschien wel als je elkaar op een terrasje tegenkomt.”
Wel denkt Delwel dat er in de toekomst meer gebruikgemaakt gaat worden van nieuwe communicatiemiddelen, zoals streams en webinars. Delwel: “Een virtueel congres heeft een aantal nuttige elementen die je misschien bij toekomstige congressen kunt gebruiken. En het zal mogelijk nog wel een tijdje duren voordat we weer met z’n allen ergens naartoe kunnen vliegen, dus congressen zullen waarschijnlijk ook volgend jaar op een aangepaste manier verlopen. We moeten goed kijken wat we hiervan kunnen leren.”
Zo is Delwel positief over een aantal sessies die live werden gestreamd tijdens het congres, in plaats van dat men een van te voren opgenomen presentatie afspeelde. “Ik denk dat dit voor volgend jaar ook een goede optie is. Aan het streamen van presentaties zit natuurlijk wel een risico, maar ik zou dit wel toejuichen. Ook een live Q&A-sessie zou wat mij betreft van toegevoegde waarde zijn.” Delwel vervolgt: “Mogelijk kunnen we niet alleen bij congressen, maar ook op andere momenten dergelijke technieken inzetten. Zo hebben we bij ons in Rotterdam maandelijks een seminar waarbij we mensen van over de hele wereld uitnodigen om een lezing te geven en hier even rond te kijken. Misschien moeten we dat soms ook virtueel laten verlopen.”
10 dagen
De virtuele versie van het EHA-congres leverde ook leerpunten op voor de versie van volgend jaar. Mogelijk kunnen bij de komende editie de vraag-en-antwoordsessies aangepast worden, stelt Delwel. “Aan de ene kant vond ik het goed dat er sessies met sprekers waren en dat de vragen op een later moment aan bod kwamen, waardoor er meer tijd voor was. Anderzijds heb ik niet het gevoel dat de Q&A-sessies heel goed werden bezocht. Er waren vaak maar één of twee mensen die vragen stelden. Ik zou wel inzicht willen hebben in hoeveel mensen nu de Q&A-sessies hebben bezocht.”
Ook is het misschien goed om in het vervolg de duur van het congres aan te passen.“10 dagen is toch wel erg lang”, aldus Delwel. “Congressen vinden ook niet voor niks bijna altijd plaats in het weekend, want heel veel artsen zijn gedurende de week druk in het ziekenhuis en moeten op maandag weer paraat staan. Ik ben benieuwd in hoeverre die groep doordeweeks in staat is geweest om sessies bij te wonen.”
Voorbereid
Bij de voorbereiding voor het EHA-congres van 2021 is men ook bedacht op eventuele noodzakelijke veranderingen in de planning. Delwel: “We moeten erop voorbereid zijn dat het toch ineens weer in zijn geheel een virtueel congres moet worden. Het zou goed zijn om twee scenario’s klaar te hebben; één voor een live meeting plus een virtuele bijeenkomst en één geheel virtueel programma voor in het geval er toch weer een uitbraak van het virus is. Voor die situatie hebben we nu wel al een draaiboek beschikbaar. Dat had men dit jaar niet.”